Welchen Prozess zuerst automatisieren? Eine Auswahlhilfe in vier Schritten
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Kurz beantwortet
Automatisieren Sie zuerst einen Prozess, der häufig vorkommt, klaren Regeln folgt, spürbar Zeit kostet und wichtig, aber nicht geschäftskritisch ist. Sammeln Sie dafür alle Kandidaten, bewerten Sie Häufigkeit, Zeitaufwand, Regelhaftigkeit und Risiko, schätzen Sie den Aufwand ab und starten Sie mit dem Prozess, der das beste Verhältnis aus Nutzen und Aufwand bietet.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Erstgespräch vereinbaren
In fast jedem Unternehmen gibt es mehr Ideen für Automatisierung als Zeit und Budget. Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, ob, sondern womit Sie anfangen. Ein guter erster Prozess rechnet sich schnell, schafft Vertrauen im Team und macht Lust auf den nächsten Schritt.
Schritt 1: Kandidaten sammeln
Fragen Sie die Menschen, die die Arbeit machen: „Welche Aufgabe würden Sie am liebsten nie wieder erledigen?“ Die Antworten sind oft erstaunlich konkret. Typische Kandidaten sind Daten von einem Programm ins andere übertragen, Rechnungen erfassen, Auftragsbestätigungen schreiben, Berichte zusammenstellen oder Anfragen weiterleiten.
Schreiben Sie jeden Kandidaten in einem Satz auf: Was passiert, wie oft, wer macht es?
Schritt 2: Jeden Kandidaten bewerten
Vergeben Sie für vier Kriterien jeweils eins bis drei Punkte:
- Häufigkeit: Täglich viele Vorgänge gibt drei Punkte, einmal im Monat einen.
- Zeit pro Vorgang: Je länger ein Vorgang dauert, desto mehr lässt sich einsparen.
- Regelhaftigkeit: Folgt der Ablauf klaren Regeln, oder braucht jeder Fall Fingerspitzengefühl?
- Geringes Risiko: Sind Fehler leicht zu erkennen und zu korrigieren? Dann gibt es drei Punkte.
Die Kandidaten mit den meisten Punkten kommen in die engere Wahl. Für sie lohnt sich die genaue Rechnung aus dem Beitrag Lohnt sich Prozessautomatisierung?
Schritt 3: Den Aufwand abschätzen
Der Nutzen allein entscheidet nicht. Fragen Sie auch:
- Liegen die Daten digital vor, oder kommen sie auf Papier?
- Haben die beteiligten Programme Schnittstellen? Mehr dazu im Beitrag Daten doppelt eintippen?
- Ist der Ablauf stabil, oder wird er gerade umgebaut?
Ein Prozess mit etwas weniger Nutzen, aber deutlich weniger Aufwand ist oft der bessere Start.
Schritt 4: Mit einem Kandidaten starten
Wählen Sie einen Prozess und setzen Sie ihn vollständig um, statt fünf gleichzeitig anzufangen. Messen Sie vorher und nachher, wie lange ein Vorgang dauert. Dieser sichtbare Erfolg ist das beste Argument für das nächste Projekt.
Wann sollten Sie noch nicht automatisieren?
Wenn Zuständigkeiten unklar sind oder jeder den Ablauf anders erledigt, automatisieren Sie das Durcheinander nur. Dann lohnt es sich, zuerst den Ablauf gemeinsam zu vereinfachen. Gerade bei Abläufen mit viel Text und Dokumenten kann KI helfen, wo klassische Regeln an Grenzen stoßen. Wie Sie solche Fälle finden, steht im Beitrag KI-Anwendungsfälle finden.
Für eine erste Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen gibt es den Automatisierungs-Rechner.
Julius Launhardt hilft mittelständischen Unternehmen, den richtigen ersten Prozess zu finden, und automatisiert ihn anschließend. Mehr dazu auf der Seite zur Prozessautomatisierung.
Häufige Fragen
Sollte ich mit dem größten Prozess anfangen?
Meist nicht. Ein mittelgroßer Ablauf mit schnellem, sichtbarem Erfolg ist der bessere Start. Ihr Team gewinnt Vertrauen, und Sie sammeln Erfahrung, bevor es an die großen Themen geht.
Wer sollte bei der Auswahl mitreden?
Vor allem die Menschen, die den Ablauf heute erledigen. Sie wissen, wo Zeit verloren geht und welche Ausnahmen es gibt. Dazu kommen die Teamleitung und, falls vorhanden, die IT.
Was, wenn kein Prozess klar heraussticht?
Dann lohnt ein genauer Blick auf die Zahlen. Messen Sie für zwei oder drei Kandidaten eine Woche lang, wie oft sie anfallen und wie lange sie dauern. Danach ist die Entscheidung meist eindeutig.
Brauche ich für die Auswahl externe Unterstützung?
Nicht unbedingt. Die Bewertung in diesem Beitrag können Sie selbst durchführen. Ein Blick von außen hilft vor allem bei der Aufwandsschätzung, weil dort Erfahrung mit Systemen und Schnittstellen zählt.