Daten doppelt eintippen? Wie Schnittstellen Ihre Programme verbinden
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Kurz beantwortet
Wenn Mitarbeitende dieselben Daten in mehrere Programme eintippen, lassen sich diese Programme meist über Schnittstellen verbinden. Viele Systeme bieten dafür eine API, also einen geregelten Zugang für andere Software. Daten werden dann einmal erfasst und automatisch übertragen. Das spart Zeit, vermeidet Tippfehler und sorgt dafür, dass alle mit denselben Zahlen arbeiten.
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Ein Auftrag kommt über den Webshop herein und wird von Hand ins Warenwirtschaftssystem übertragen. Ein neuer Kunde wird in der Kundenverwaltung angelegt und dann noch einmal in der Buchhaltung. Solche Doppelerfassung kostet in vielen Unternehmen jeden Tag Zeit, und jede Übertragung ist eine Gelegenheit für Tippfehler. Dabei können die meisten Programme heute direkt miteinander sprechen.
Woran erkennen Sie Doppelerfassung?
- Aufträge aus dem Webshop oder aus E-Mails werden in die Warenwirtschaft abgetippt.
- Kundendaten werden in mehreren Systemen gepflegt und weichen voneinander ab.
- Arbeitszeiten werden erfasst und für die Lohnabrechnung noch einmal übertragen.
- Für Auswertungen werden Daten aus mehreren Programmen in Excel zusammenkopiert.
Was ist eine Schnittstelle?
Eine Schnittstelle ist ein geregelter Weg, auf dem Programme Daten austauschen. Die häufigste Form ist eine API: Ein Programm fragt an, etwa „Lege diesen Auftrag an“, und das andere führt es aus. Daneben gibt es einfachere Wege wie den automatischen Export und Import von Dateien oder Benachrichtigungen, die ein Programm verschickt, sobald etwas passiert.
Welche Wege gibt es, Programme zu verbinden?
- Fertige Integrationen: Viele Programme bringen Verbindungen zu verbreiteten Systemen mit. Prüfen Sie diese zuerst, sie sind oft schnell eingerichtet.
- Integrationsplattformen: Werkzeuge, mit denen sich Abläufe zwischen Programmen ohne viel Programmierung zusammenstellen lassen. Manche davon, etwa n8n, lassen sich auch auf eigenen Servern in der EU betreiben.
- Eigene Verbindung: Bei komplexen Abläufen, vielen Sonderfällen oder großen Datenmengen ist eine gezielt programmierte Verbindung oft stabiler und auf Dauer günstiger.
Was kann schiefgehen?
- Fehler bleiben unbemerkt: Bricht eine Übertragung ab, merkt es niemand. Eine gute Lösung meldet Fehler sofort.
- Dubletten: Wird derselbe Datensatz zweimal übertragen, entstehen doppelte Einträge. Eindeutige Kennungen verhindern das.
- Unklare Führung: Werden Daten in zwei Systemen geändert, ist unklar, welcher Stand gilt. Legen Sie für jede Datenart ein führendes System fest.
- Laufende Kosten: Manche Plattformen rechnen pro Ausführung ab. Bei großen Mengen kann das teuer werden.
Was bringt das?
Eine einfache Verbindung über eine fertige Integration ist oft in wenigen Stunden eingerichtet, eine eigene Verbindung in einigen Tagen bis wenigen Wochen. Ob sich das rechnet, zeigt die Rechnung aus dem Beitrag Lohnt sich Prozessautomatisierung? Oft ist die Antwort eindeutig, weil jeden Tag viele kleine Übertragungen anfallen. Ein typisches Beispiel aus dem Vertrieb beschreibt der Beitrag Angebote schneller erstellen.
Julius Launhardt verbindet die Programme mittelständischer Unternehmen, damit Daten einmal erfasst werden und überall richtig ankommen. Mehr dazu auf der Seite zur Digitalisierung.
Häufige Fragen
Was ist eine API?
Eine API ist ein geregelter Zugang, über den Programme Daten austauschen. Man kann sie sich wie einen Schalter mit festen Formularen vorstellen: Ein Programm stellt eine Anfrage in einem vereinbarten Format und bekommt eine Antwort.
Was, wenn meine Software keine Schnittstelle hat?
Oft gibt es zumindest einen Export und Import als Datei, der sich automatisieren lässt. Fehlt auch das, ist das ein wichtiges Kriterium bei der nächsten Softwareentscheidung.
Welches System sollte führend sein?
Für jede Art von Daten genau eines. Kundenstammdaten werden zum Beispiel nur in der Kundenverwaltung gepflegt und von dort in die anderen Systeme übertragen. So entstehen keine widersprüchlichen Stände.
Sind Integrationsplattformen datenschutzkonform?
Das hängt vom Anbieter und vom Hosting ab. Manche Plattformen lassen sich auf eigenen Servern in der EU betreiben, andere verarbeiten Daten in den USA. Prüfen Sie das, bevor personenbezogene Daten darüber laufen.