Lohnt sich Prozessautomatisierung? So rechnen Sie es in zehn Minuten durch
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Kurz beantwortet
Prozessautomatisierung lohnt sich, wenn eine Aufgabe regelmäßig und in größerer Menge anfällt, klaren Regeln folgt und sich die Investition innerhalb von ein bis zwei Jahren über eingesparte Arbeitszeit bezahlt macht. Für eine erste Einschätzung reichen drei Zahlen: Vorgänge pro Monat, Minuten pro Vorgang und die internen Kosten einer Arbeitsstunde.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Erstgespräch vereinbaren
Automatisierung klingt immer gut. Ob sie sich lohnt, ist aber keine Glaubensfrage, sondern eine Rechnung. Für eine erste Einschätzung brauchen Sie nur drei Zahlen und zehn Minuten.
Die drei Zahlen
- Wie oft fällt die Aufgabe an? Zählen Sie die Vorgänge pro Monat, zum Beispiel eingehende Rechnungen, Angebote oder Prüfberichte.
- Wie lange dauert ein Vorgang? Messen Sie realistisch, inklusive Suchen, Nachfragen und Korrigieren.
- Was kostet eine Arbeitsstunde? Nicht nur der Bruttolohn, sondern die vollen Kosten des Arbeitsplatzes.
Die Rechnung
Vorgänge pro Monat mal Minuten pro Vorgang mal zwölf, geteilt durch sechzig: Das ist die Arbeitszeit pro Jahr in Stunden. Mal Stundensatz ergibt die jährlichen Kosten der Aufgabe.
Ein Beispiel: 400 Rechnungen im Monat, je 12 Minuten, 45 Euro pro Stunde. Das sind 960 Stunden oder rund 43.000 Euro im Jahr.
Realistisch bleiben
Selten lässt sich eine Aufgabe zu hundert Prozent automatisieren. Ausnahmen, Rückfragen und Prüfungen bleiben beim Menschen. Rechnen Sie lieber mit sechzig bis achtzig Prozent. Ziehen Sie außerdem laufende Kosten für Software und Wartung ab.
Im Beispiel bleiben bei siebzig Prozent rund 30.000 Euro Einsparung im Jahr. Kostet die Umsetzung 20.000 Euro, hat sie sich nach etwa acht Monaten bezahlt gemacht. Wenn sich die einmalige Investition innerhalb von ein bis zwei Jahren über die eingesparte Zeit bezahlt macht, lohnt sich ein genauerer Blick.
Wann sich Automatisierung meist nicht lohnt
- Die Aufgabe kommt nur selten vor.
- Jeder Fall ist anders und braucht Fingerspitzengefühl.
- Der Prozess selbst wird gerade grundlegend umgebaut.
In diesen Fällen ist es oft klüger, zuerst den Ablauf zu vereinfachen und erst dann über Technik nachzudenken. Und wenn KI-Werkzeuge Teil der Lösung sein sollen, lohnt ein Blick auf die fünf Regeln für einen sicheren Start mit ChatGPT.
Selbst ausprobieren
Mit dem Automatisierungs-Rechner spielen Sie die Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen durch, ohne Anmeldung. Wenn das Ergebnis interessant aussieht, rechnen wir es im Erstgespräch gemeinsam mit Ihren echten Zahlen durch.
Julius Launhardt automatisiert Abläufe in mittelständischen Unternehmen und rechnet vorher ehrlich durch, ob sich der Aufwand lohnt. Mehr dazu auf der Seite zur Prozessautomatisierung.
Häufige Fragen
Mit welchem Automatisierungsgrad sollte ich rechnen?
Selten mit hundert Prozent. Ausnahmen, Rückfragen und Prüfungen bleiben beim Menschen. Für eine vorsichtige Schätzung sind sechzig bis achtzig Prozent realistisch.
Welche Kosten fehlen in der einfachen Rechnung?
Laufende Kosten für Software, Hosting und Wartung. Ziehen Sie sie von der jährlichen Einsparung ab, bevor Sie die Amortisation berechnen.
Welcher Stundensatz ist der richtige?
Nicht der Bruttolohn, sondern die vollen Kosten des Arbeitsplatzes einschließlich Lohnnebenkosten. Fragen Sie im Zweifel Ihre Buchhaltung nach einem realistischen internen Stundensatz.
Ab welcher Amortisationszeit lohnt sich ein Projekt?
Als Faustregel innerhalb von ein bis zwei Jahren. Längere Zeiträume können sinnvoll sein, wenn die Automatisierung zusätzlich Fehler vermeidet oder Wachstum ohne neue Stellen ermöglicht.