Automatisierung einführen: So nehmen Sie Ihr Team von Anfang an mit
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Kurz beantwortet
Automatisierung kommt im Team gut an, wenn die Menschen, die den Ablauf heute erledigen, von Anfang an beteiligt sind. Fragen Sie sie, welche Aufgaben sie loswerden möchten, testen Sie Lösungen gemeinsam, sagen Sie offen, was sich für wen ändert, und zeigen Sie, wofür die gewonnene Zeit genutzt werden soll. Verordnete Lösungen werden dagegen oft umgangen.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Erstgespräch vereinbaren
Die beste Automatisierung bringt nichts, wenn sie nicht genutzt wird. Und das passiert häufiger, als man denkt: Mitarbeitende bauen Umwege, pflegen Listen nebenher oder machen weiter wie bisher. Fast immer liegt das nicht an der Technik, sondern daran, wie die Lösung eingeführt wurde. Dabei sind die Menschen in Ihrem Team die besten Verbündeten, die Sie haben: Sie kennen den Ablauf und seine Tücken besser als jeder Berater.
Warum werden gute Lösungen im Alltag umgangen?
- Die Lösung bildet Sonderfälle nicht ab, die täglich vorkommen.
- Ein Schritt ist umständlicher als vorher, und niemand hat gefragt.
- Es ist unklar, wen man bei Problemen anspricht.
- Es gibt Sorgen, die niemand ausgesprochen hat.
Wer sollte beteiligt sein?
- Die Menschen, die den Ablauf heute erledigen: von der ersten Idee an, nicht erst zur Schulung.
- Die Teamleitung: Sie entscheidet über Prioritäten und muss die Umstellung im Alltag tragen.
- Die IT: für Zugänge, Sicherheit und Betrieb.
- Der Betriebsrat, falls vorhanden: Ist eine Software geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen, hat er ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Das betrifft viele Lösungen.
- Der Datenschutzbeauftragte: wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Wie sprechen Sie über Sorgen?
Die Frage „Wird meine Stelle wegrationalisiert?“ steht oft im Raum, auch wenn sie niemand stellt. Sprechen Sie sie selbst an. Sagen Sie konkret, welche Aufgaben wegfallen und wofür die gewonnene Zeit genutzt werden soll: für Beratung, für Qualität, für die Arbeit, die heute liegen bleibt. In vielen mittelständischen Unternehmen geht es angesichts des Fachkräftemangels darum, mit dem vorhandenen Team mehr zu schaffen. Versprechen Sie aber nur, was Sie halten können.
Wie gelingt die Einführung?
- Mit einer Pilotgruppe starten: am besten mit Freiwilligen, die Lust auf Neues haben.
- Kurz und am echten Fall schulen: Eine Stunde mit den eigenen Vorgängen bringt mehr als ein halber Tag Theorie.
- Eine Ansprechperson benennen: jemand aus dem Team, der Fragen beantwortet und Probleme sammelt.
- Rückmeldungen schnell umsetzen: Wer sieht, dass seine Hinweise ankommen, bleibt dabei.
- Erfolge sichtbar machen: gesparte Stunden, schnellere Durchlaufzeiten, weniger Rückfragen.
Für KI-Werkzeuge kommen klare Regeln hinzu, siehe ChatGPT im Unternehmen.
Woran messen Sie den Erfolg?
An der tatsächlichen Nutzung, an der Zeit pro Vorgang, an der Fehlerquote und daran, wie zufrieden das Team mit der Lösung ist. Fragen Sie nach einigen Wochen nach, was gut läuft und was nicht. Warum Projekte ohne diese Beteiligung oft stecken bleiben, beschreibt der Beitrag Warum KI-Pilotprojekte stecken bleiben.
Julius Launhardt führt Automatisierung in mittelständischen Unternehmen gemeinsam mit den Teams ein, die sie später nutzen. Mehr dazu auf der Seite zur Prozessautomatisierung.
Häufige Fragen
Wie gehe ich mit der Sorge um Arbeitsplätze um?
Offen und konkret. Sagen Sie, welche Aufgaben wegfallen und wofür die Zeit künftig genutzt werden soll. Versprechen Sie nur, was Sie halten können. In Zeiten des Fachkräftemangels geht es meist darum, mit dem vorhandenen Team mehr zu schaffen.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Wenn Ihr Unternehmen einen Betriebsrat hat und das neue System geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen, hat er ein Mitbestimmungsrecht. Das betrifft viele Softwarelösungen. Beziehen Sie ihn früh ein, das spart später Zeit.
Was tun, wenn einzelne Mitarbeitende die Lösung nicht nutzen?
Fragen Sie nach dem Grund. Oft steckt ein echtes Problem dahinter: ein fehlender Sonderfall, ein umständlicher Schritt, eine Unsicherheit. Wer ernst genommen wird, macht meist mit.
Wie lange dauert es, bis eine neue Lösung selbstverständlich ist?
Meist einige Wochen. Entscheidend sind eine Ansprechperson für Fragen, schnelle Korrekturen bei Problemen und sichtbare Erfolge in den ersten Tagen.