Microsoft Copilot für alle Mitarbeitenden? Wann sich die Lizenzen lohnen
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Kurz beantwortet
Microsoft 365 Copilot lohnt sich für Mitarbeitende, die viel in Outlook, Teams, Word und Excel arbeiten und dort regelmäßig zusammenfassen, formulieren oder Informationen suchen. Bei üblichen Lizenzpreisen muss jede Lizenz pro Monat weniger als eine Stunde Arbeitszeit einsparen. Starten Sie mit einer kleinen Gruppe, messen Sie den Nutzen und räumen Sie vorher die Zugriffsrechte auf.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Erstgespräch vereinbaren
Viele Unternehmen arbeiten mit Microsoft 365, und die Frage liegt nahe: Sollen wir Copilot gleich für alle freischalten? Die ehrliche Antwort: für einige ja, für viele nicht. Und bevor die erste Lizenz aktiv wird, gibt es eine Hausaufgabe, die oft übersehen wird.
Was kann Copilot im Arbeitsalltag?
Copilot arbeitet direkt in den Programmen, die Ihr Team ohnehin nutzt:
- Teams: Besprechungen zusammenfassen, Aufgaben und offene Punkte festhalten.
- Outlook: lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen, Antworten entwerfen.
- Word und PowerPoint: Entwürfe aus vorhandenen Dokumenten erstellen.
- Excel: Auswertungen und Formeln in normaler Sprache anfragen.
- Suche: Informationen aus Dateien, Chats und E-Mails finden, auf die der Nutzer Zugriff hat.
Wie rechnen Sie den Nutzen?
Die Rechnung ist einfach. Nehmen wir einen Lizenzpreis von 30 Euro pro Nutzer und Monat an, prüfen Sie den aktuellen Preis vor der Entscheidung. Bei internen Kosten von 50 Euro pro Arbeitsstunde muss jede Lizenz 36 Minuten im Monat einsparen, um sich zu tragen. Das klingt wenig, und für viele Büroarbeitsplätze ist es realistisch.
Zwei Einschränkungen gehören aber dazu. Erstens zählt eingesparte Zeit nur, wenn sie sinnvoll genutzt wird. Zweitens nutzen nicht alle Lizenzinhaber das Werkzeug regelmäßig. Messen Sie deshalb, statt zu schätzen.
Für wen lohnt sich Copilot eher nicht?
- Für Mitarbeitende mit wenig Büroarbeit, etwa in Produktion, Lager oder Außendienst.
- Für Aufgaben, die in einer Fachsoftware außerhalb von Microsoft 365 stattfinden.
- Für wiederkehrende Abläufe mit festen Schritten, etwa das Erfassen von Rechnungen. Hier ist eine gezielte Automatisierung meist günstiger und zuverlässiger als ein allgemeiner Assistent.
Was müssen Sie vor der Einführung klären?
Zugriffsrechte aufräumen. Copilot zeigt jedem Nutzer alles, worauf er Zugriff hat. In vielen Unternehmen sind über die Jahre Ordner und Dateien für alle freigegeben worden, die nie für alle gedacht waren: Gehaltslisten, Verträge, Personalakten. Was bisher niemand gefunden hat, findet Copilot in Sekunden. Prüfen Sie die Freigaben vor dem Start.
Regeln und Schulung. Wofür darf Copilot genutzt werden, und wer prüft die Ergebnisse? Die Grundregeln aus dem Beitrag ChatGPT im Unternehmen gelten hier genauso.
Betriebsrat. Lässt sich ein Werkzeug zur Überwachung von Verhalten oder Leistung nutzen, kann der Betriebsrat mitbestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Beziehen Sie ihn früh ein.
Mein Vorschlag: erst testen, dann ausrollen
Starten Sie mit fünf bis zehn Personen aus unterschiedlichen Bereichen, für drei Monate. Lassen Sie die Teilnehmenden grob festhalten, wofür sie Copilot nutzen und wie viel Zeit es spart. Danach wissen Sie, für welche Rollen sich die Lizenz rechnet. Wie Sie das Team dabei mitnehmen, steht im Beitrag Automatisierung einführen.
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Häufige Fragen
Brauchen alle Mitarbeitenden eine Copilot-Lizenz?
Nein. Lizenzen lohnen sich vor allem für Menschen mit viel Büroarbeit in Microsoft 365. Wer überwiegend in der Produktion, im Lager oder beim Kunden arbeitet, profitiert selten genug, um die monatlichen Kosten zu rechtfertigen.
Gibt es eine günstigere Alternative?
Microsoft bietet eine Chat-Variante ohne Aufpreis an, die allerdings nicht auf Ihre gesamten E-Mails, Termine und Dateien zugreift. Für Texte und Recherche reicht sie oft. Prüfen Sie vor dem Kauf, welche Funktionen Ihr Team wirklich braucht.
Ist Copilot datenschutzkonform?
Microsoft bietet für Geschäftskunden einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Datenverarbeitung in der EU an. Das größere Risiko im Alltag sind meist zu weit gefasste Zugriffsrechte im eigenen Unternehmen, die Copilot sichtbar macht.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Das kann der Fall sein. Copilot verarbeitet Daten über Tätigkeiten von Mitarbeitenden und kann damit zur Leistungsüberwachung geeignet sein. Beziehen Sie den Betriebsrat früh ein und regeln Sie die Nutzung in einer Vereinbarung.