KI-Anwendungsfälle finden: So erkennen Sie, wo KI in Ihrem Betrieb hilft
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Kurz beantwortet
Gute KI-Anwendungsfälle finden Sie dort, wo Ihr Team regelmäßig Texte liest, sortiert, zusammenfasst oder schreibt. Fragen Sie die Menschen, die diese Arbeit täglich machen, sammeln Sie konkrete Aufgaben statt allgemeiner Ideen und prüfen Sie jede auf Menge, Zeitaufwand und Fehlerfolgen. Meist ergeben sich daraus zwei oder drei Kandidaten, die sich schnell testen lassen.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Erstgespräch vereinbaren
Die besten KI-Ideen entstehen selten in der Geschäftsführung oder bei einem Softwareanbieter. Sie entstehen dort, wo die Arbeit gemacht wird. Ihr Team weiß genau, welche Aufgaben viel Zeit kosten und wenig Freude machen. Es fehlt meist nur ein Blick dafür, welche davon sich für KI eignen.
Woran erkennen Sie Potenzial für KI?
Achten Sie auf diese Muster im Arbeitsalltag:
- Lesen, um wenig herauszuholen: Jemand liest ein mehrseitiges Dokument, um drei Angaben in eine Maske zu tippen.
- Immer wieder dieselben Fragen: Kunden oder Kollegen fragen regelmäßig Ähnliches, und die Antwort steht irgendwo in Ihren Unterlagen.
- Texte aus Bausteinen: Angebote, Berichte oder Antworten entstehen durch Zusammenkopieren und Anpassen.
- Sortieren und Weiterleiten: Eingänge müssen gelesen werden, bevor klar ist, wer zuständig ist.
- Wissen in wenigen Köpfen: Nur zwei Personen wissen, wo etwas steht, und beide sind oft gefragt.
Wie sammeln Sie Ideen im Team?
Laden Sie Mitarbeitende aus zwei oder drei Bereichen zu einem Workshop von etwa neunzig Minuten ein. Gute Fragen dafür sind:
- Welche Aufgabe kostet Sie jede Woche am meisten Zeit?
- Was würden Sie am liebsten nie wieder machen?
- Wo warten Sie regelmäßig auf Informationen?
- Welche Fragen beantworten Sie immer wieder?
Gehen Sie anschließend eine typische Woche durch. Konkrete Aufgaben wie „Lieferantenbestätigungen mit der Bestellung abgleichen“ sind viel wertvoller als allgemeine Ideen wie „KI im Einkauf“.
Wie bewerten Sie die Ideen?
Für jede Aufgabe zählen vier Fragen: Wie oft kommt sie vor? Wie lange dauert sie? Was passiert bei einem Fehler? Liegen die nötigen Daten digital vor? Wie Sie daraus eine Rangfolge bilden, zeigt der Beitrag Welchen Prozess zuerst automatisieren?
Eine ehrliche Prüfung gehört dazu: Nicht jede Idee braucht KI. Folgt ein Ablauf festen Regeln und liegen die Daten sauber vor, ist eine klassische Automatisierung günstiger und zuverlässiger. KI spielt ihre Stärken bei Sprache, Dokumenten und wechselnden Formaten aus.
Beispiele aus verschiedenen Bereichen
- Vertrieb: Anfragen aus E-Mails auslesen, Angebotsentwürfe vorbereiten.
- Einkauf und Buchhaltung: Rechnungen und Lieferscheine auslesen und abgleichen.
- Kundenservice: Anliegen sortieren, Antwortentwürfe aus der Wissensbasis.
- Technik und Qualität: Prüfberichte erstellen, Handbücher und Normen durchsuchbar machen.
- Personal: Stellenanzeigen entwerfen, Fragen zu internen Regelungen beantworten. Vorsicht bei der Auswahl von Bewerbern: Das gilt nach dem EU AI Act als Hochrisiko-Anwendung.
Der nächste Schritt
Wählen Sie den aussichtsreichsten Kandidaten und testen Sie ihn mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag. Welche Anwendungen sich erfahrungsgemäß rechnen, steht im Beitrag Welche KI-Projekte lohnen sich?
Julius Launhardt moderiert Workshops zur Suche nach KI-Anwendungsfällen und bewertet die Ideen anschließend mit Blick auf Nutzen und Aufwand. Mehr dazu auf der Seite zur KI-Beratung.
Häufige Fragen
Wie viel Zeit braucht die Suche nach Anwendungsfällen?
Für einen ersten Überblick reichen ein Workshop von etwa neunzig Minuten und einige Gespräche mit den Fachbereichen. Danach haben Sie meist eine Handvoll konkreter Kandidaten.
Brauche ich dafür technisches Wissen?
Für das Sammeln nicht. Entscheidend ist das Wissen über Ihre Abläufe, und das hat Ihr Team. Technische Erfahrung braucht es erst, wenn Aufwand und Machbarkeit eingeschätzt werden.
Wann ist klassische Automatisierung besser als KI?
Wenn die Daten bereits strukturiert vorliegen und der Ablauf festen Regeln folgt, etwa beim Übertragen von Aufträgen zwischen zwei Programmen. Dann ist eine regelbasierte Lösung günstiger und zuverlässiger.
Was mache ich mit Ideen, die nicht passen?
Halten Sie sie fest. Manche Idee wird interessant, wenn ein System erneuert wird oder die Menge wächst. Ein Blick auf die Liste alle sechs Monate genügt.