Rechnungseingang automatisieren: Was möglich ist und was es bringt
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Kurz beantwortet
Einen automatisierten Rechnungseingang erkennen Sie daran, dass Rechnungen zentral ankommen, ausgelesen, mit Bestellung oder Lieferschein abgeglichen, digital freigegeben und an die Buchhaltung übergeben werden. Mit E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD entfällt das Auslesen weitgehend. Ab einigen hundert Rechnungen im Monat rechnet sich die Automatisierung meist schnell.
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Rechnungen öffnen, Daten abtippen, ausdrucken, abzeichnen lassen, ablegen: In vielen Unternehmen kostet der Rechnungseingang jeden Monat Dutzende Stunden. Dabei gehört er zu den Abläufen, die sich am besten automatisieren lassen. Die Regeln sind klar, die Mengen groß, und mit der E-Rechnung kommt ein guter Anlass für die Umstellung.
Wie sieht ein automatisierter Rechnungseingang aus?
- Zentraler Eingang: Alle Rechnungen landen in einem Postfach, zum Beispiel rechnung@ihre-firma.de. Papierrechnungen werden eingescannt.
- Auslesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Positionen werden erkannt. Bei E-Rechnungen liegen diese Daten bereits strukturiert vor.
- Prüfen und abgleichen: Das System vergleicht mit Bestellung und Lieferschein, prüft Summen und erkennt Dubletten.
- Digitale Freigabe: Die zuständige Person bekommt die Rechnung zur Freigabe, abhängig von Kostenstelle und Betrag.
- Übergabe: Die geprüften Daten gehen an die Buchhaltung oder an Ihre Steuerberatung, die Rechnung wird revisionssicher archiviert.
Was ändert die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im Geschäft mit anderen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle (§ 14 UStG).
Für Ihren Rechnungseingang heißt das: Immer mehr Rechnungen kommen als strukturierte Daten an, das Auslesen entfällt. Eine XRechnung ist allerdings eine Datei, die für Maschinen gedacht ist, nicht für Menschen. Wer sie weiter von Hand bearbeitet, verschenkt den eigentlichen Vorteil. PDF- und Papierrechnungen verschwinden trotzdem nicht ganz, etwa bei Kleinbeträgen bis 250 Euro oder bei Lieferanten aus dem Ausland. Eine gute Lösung verarbeitet beides.
Was bringt das konkret?
Ein Beispiel: 400 Rechnungen im Monat, bisher je 12 Minuten. Nach der Automatisierung bleiben für Prüfung und Freigabe etwa 3 Minuten. Das spart 720 Stunden im Jahr, bei 45 Euro pro Stunde rund 32.000 Euro. Wie Sie diese Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen aufstellen, zeigt der Beitrag Lohnt sich Prozessautomatisierung?
Hinzu kommen Vorteile, die sich schwerer beziffern lassen: Skontofristen werden seltener verpasst, Mahnungen werden seltener, und Sie sehen jederzeit, welche Rechnungen noch offen sind.
Worauf sollten Sie achten?
- Erst den Freigabeprozess klären: Wer gibt was frei, ab welchem Betrag, und wer vertritt im Urlaub? Ohne diese Regeln automatisieren Sie nur das Durcheinander.
- Vorhandene Software zuerst prüfen: Viele Buchhaltungs- und Dokumentenlösungen bringen einen Rechnungseingang mit. Eine Eigenentwicklung lohnt sich nur bei besonderen Anforderungen, siehe Standardsoftware oder Eigenentwicklung?
- Archivierung mit der Steuerberatung abstimmen: Rechnungen müssen nach den GoBD unveränderbar aufbewahrt werden. Das sollte die Lösung von Anfang an abdecken.
- Anbieter mit Bedacht wählen: Rechnungen enthalten Namen und Kontaktdaten. Achten Sie auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und auf Verarbeitung in der EU.
Wie zuverlässig KI Papier- und PDF-Rechnungen ausliest, beschreibt der Beitrag Dokumente mit KI auslesen.
Julius Launhardt automatisiert Abläufe wie den Rechnungseingang in mittelständischen Unternehmen, angebunden an die Systeme, die schon da sind. Mehr dazu auf der Seite zur Prozessautomatisierung.
Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen schon empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür, sinnvoll ist aber eine maschinelle Verarbeitung.
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?
Lag Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2027. Alle anderen inländischen Unternehmen folgen ab dem 1. Januar 2028. Einzelheiten klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Lohnt sich das auch bei wenigen Rechnungen?
Bei unter hundert Rechnungen im Monat reicht oft die passende Funktion Ihrer Buchhaltungssoftware. Eine eigene Lösung rechnet sich meist erst bei mehreren hundert Rechnungen oder mehrstufigen Freigaben.
Kann KI auch Papierrechnungen auslesen?
Ja. Eingescannte Rechnungen und PDFs lassen sich mit Texterkennung und KI zuverlässig auslesen. Bei ungewöhnlichen Layouts oder schlechten Scans prüft ein Mensch die erkannten Felder.