Standardsoftware oder Eigenentwicklung? So treffen Sie die richtige Entscheidung
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Kurz beantwortet
Standardsoftware ist die bessere Wahl, wenn Ihr Ablauf dem Branchenüblichen entspricht und eine etablierte Lösung ihn weitgehend abdeckt. Eine Eigenentwicklung lohnt sich, wenn der Ablauf Ihr Wettbewerbsvorteil ist, Standardlösungen nur mit vielen Anpassungen passen oder mehrere Systeme verbunden werden müssen. Oft ist eine Kombination aus beidem am wirtschaftlichsten.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Erstgespräch vereinbaren
Kaufen oder selbst bauen lassen? Diese Frage stellt sich bei fast jedem Digitalisierungsprojekt. Beide Wege haben ihre Berechtigung, und die richtige Antwort hängt weniger von der Technik ab als von der Frage, wie besonders Ihr Ablauf ist.
Wann ist Standardsoftware die richtige Wahl?
Für Abläufe, die in den meisten Unternehmen ähnlich funktionieren: Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail, Dateiablage, einfache Kundenverwaltung. Hier haben Anbieter jahrelange Erfahrung, gesetzliche Änderungen werden eingepflegt, und die Einführung geht schnell. Eine Eigenentwicklung wäre hier fast immer Verschwendung.
Eine gute Faustregel: Deckt eine etablierte Lösung Ihren Ablauf weitgehend ab, und lässt sich der Rest durch kleine Anpassungen in Ihrer Arbeitsweise lösen, nehmen Sie die Standardlösung.
Wann lohnt sich eine Eigenentwicklung?
- Der Ablauf ist Ihr Wettbewerbsvorteil: Wenn Sie etwas anders und besser machen als andere, sollte die Software das abbilden, statt Sie zum Durchschnitt zu zwingen.
- Standardsoftware passt nur mit vielen Anpassungen: Umfangreiche Anpassungen sind teuer und erschweren jedes Update.
- Systeme müssen verbunden werden: Eine schlanke Anwendung, die zwischen vorhandenen Programmen vermittelt, ist oft die beste Lösung. Mehr dazu im Beitrag Daten doppelt eintippen?
- Kundenportale und besondere Abläufe: etwa Portale, über die Ihre Kunden bestellen, Unterlagen einreichen oder ihren Status abfragen.
Wie vergleichen Sie die Kosten fair?
Betrachten Sie mindestens fünf Jahre. Ein vereinfachtes Beispiel:
- Standardsoftware: 25 Nutzer zu je 40 Euro im Monat ergeben über fünf Jahre 60.000 Euro, dazu Einrichtung und Anpassungen.
- Eigenentwicklung: 40.000 Euro Entwicklung plus jährlich 7.000 Euro für Hosting und Wartung ergeben über fünf Jahre 75.000 Euro.
In diesem Beispiel ist die Standardlösung günstiger, solange sie ohne große Anpassungen passt. Kosten die Anpassungen 20.000 Euro, kippt die Rechnung. Und wächst das Team auf 50 Nutzer, verdoppeln sich die Lizenzkosten, während die Eigenentwicklung kaum teurer wird.
Und No-Code?
No-Code-Plattformen liegen dazwischen: schneller als eine Eigenentwicklung, flexibler als viele Standardlösungen. Für überschaubare Anwendungen sind sie eine gute Wahl. Achten Sie auf Kosten pro Nutzer, Datenexport und den Ort der Datenspeicherung.
Welche Fragen sollten Sie vorab klären?
- Wem gehören Quellcode und Daten?
- Lassen sich die Daten jederzeit vollständig exportieren?
- Wird in der EU gehostet?
- Ist die Lösung so dokumentiert, dass auch ein anderer Dienstleister sie weiterführen kann?
Bevor Sie sich festlegen, hilft oft ein kleiner Prototyp. Warum, steht im Beitrag Prototyp statt Pflichtenheft. Wenn heute eine gewachsene Excel-Lösung den Ablauf trägt, lohnt auch der Beitrag Wann Excel-Listen an ihre Grenzen kommen.
Julius Launhardt berät mittelständische Unternehmen herstellerunabhängig bei der Softwareauswahl und entwickelt Lösungen dort selbst, wo Standardsoftware nicht passt. Mehr dazu auf der Seite zur Digitalisierung.
Häufige Fragen
Ist Eigenentwicklung nicht immer teurer?
Nicht zwingend. Bei vielen Nutzern summieren sich Lizenzkosten über die Jahre erheblich, und umfangreiche Anpassungen an Standardsoftware sind oft teurer als eine schlanke Eigenentwicklung. Ein fairer Vergleich betrachtet mindestens fünf Jahre.
Was passiert, wenn der Entwickler nicht mehr verfügbar ist?
Das Risiko lässt sich begrenzen: mit verbreiteten Technologien, sauberer Dokumentation, Quellcode in Ihrem Besitz und einem Wartungsvertrag. Dann kann auch ein anderer Entwickler die Anwendung übernehmen.
Sind No-Code-Plattformen ein guter Mittelweg?
Für überschaubare Anforderungen oft ja. Bei wachsender Komplexität stoßen sie an Grenzen, und Sie binden sich an die Plattform. Prüfen Sie Datenexport, Hosting und Kosten pro Nutzer vorab.
Wie hoch sind die laufenden Kosten einer Eigenentwicklung?
Als grobe Orientierung jährlich etwa fünfzehn bis zwanzig Prozent der ursprünglichen Entwicklungskosten für Hosting, Wartung, Sicherheitsupdates und kleinere Anpassungen.